Als office manager voer je een breed scala aan administratieve en organisatorische taken uit om de werking van de Alamire Foundation in goede banen te leiden. Je zorgt ervoor dat achter de schermen alles goed verloopt en bent de steun en toeverlaat van de directie én van alle stafmedewerkers. Je werkt onder leiding van en rapporteert aan de zakelijk coördinator.

Takenpakket

• je zorgt voor de boekhoudkundige verwerking van binnenkomende en uitgaande facturen, financiële en diverse verrichtingen;
• je verzorgt de personeelsadministratie van freelance medewerkers;
• je bereidt contracten voor en verzorgt de administratieve afhandeling;
• je ontvangt bezoekers en handelt inkomend telefoon- en e-mailverkeer af;
• je staat in voor de organisatie van de werkplek (permanentie, algemeen agendabeheer, beheer en onderhoud van kantoormeubilair en -apparatuur, …)
• je ondersteunt de zakelijke leiding bij de opmaak en administratieve opvolging van dossiers m.b.t. verzekeringen, gebouwbeheer, juridisch advies, enz.;
• je biedt administratieve ondersteuning bij de opmaak van jaarverslagen, beleidsplannen, subsidiedossiers en andere vormen van rapportering;
• je staat samen met collega’s mee in voor de organisatie van valorisatieprojecten (concerten, conferenties, enz).

Profiel

• je beschikt over minimum een bachelordiploma of je hebt gelijkwaardige ervaring;
• je werkt accuraat, stipt en ordelijk;
• je bent assertief, communicatief en contactvaardig;
• je kan goed plannen en prioriteiten stellen, beschikt over een sterk analytisch vermogen en je hebt een probleemoplossende houding;
• je bent ook een teamspeler;
• je neemt initiatief en bent in staat om zelfstandig te werken;
• je beheerst het Nederlands uitstekend en hebt een goede kennis van Frans en Engels;
• je kan vlot overweg met Google en Microsoft toepassingen, meer bepaald Outlook, Mail, Agenda, Drive, Documenten, Spreadsheets, Formulieren;
• je bent flexibel inzake arbeidstijd en -regeling en bereid tot avond- en weekendwerk;
• je hebt interesse in muziek.

Interesse?

Stuur je gemotiveerde sollicitatiebrief met uitgebreid cv. vóór 7/2/2025 naar:

ALAMIRE FOUNDATION, Abdij van Park 1, 3001 Heverlee t.a.v. algemeen directeur Bart Demuyt, of bij voorkeur via e-mail aan Barbara Van den Abeele.

Uw sollicitatie wordt met de grootste discretie behandeld. Afhankelijk van het aantal kandidaten vindt er een eerste selectie plaats op basis van brief en cv. Daarna volgt er met de overblijvende kandidaten een gesprek.

Deze functie is voltijds en voor onbepaalde duur.

De ALAMIRE FOUNDATION biedt een aantrekkelijke verloning, rekening houdend met de relevante werkervaring. In deze functie krijg je de mogelijkheid om je in professioneel opzicht permanent te ontwikkelen. De werkomgeving is uitdagend en zeer dynamisch, met veel ruimte voor eigen inbreng.

De ALAMIRE FOUNDATION is het Centre of Excellence voor onderzoek en valorisatie van het muzikale erfgoed in de Lage Landen. De organisatie is ondergebracht in de historische gebouwen van de Abdij van Park te Leuven: het Huis van de Polyfonie (Mariapoort), het Alamire Study Centre (Gastenkwartier) en de Library of Voices (Norbertuspoort). De dynamische werking en innovatieve uitstraling van het team van onderzoekers en stafmedewerkers van de Alamire Foundation speelt zich af op regionaal, landelijk en internationaal niveau.