Inleiding

1.1. Doel

Het bestuursorgaan en de directie van de Alamire Foundation verbinden zich ertoe om niet enkel de wet- en regelgeving (in het bijzonder de vzw-wet) en de statuten van de vzw na te leven, maar ook tot implementatie en naleving van de principes van goed bestuur.

Het intern reglement is de basisreferentie inzake goed bestuur. Het geeft een overzicht van de rol en de plichten van de algemene vergadering, het bestuursorgaan, het managementcomité en de directie, evenals een aflijning van de verhouding tussen deze verschillende partijen.

1.2. Goedkeuring

De algemene vergadering van de Alamire Foundation heeft dit intern reglement goedgekeurd op 25 maart 2024. Het geldt als intern reglement in de zin van artikel 11.5 en artikel 17.5 van de statuten van de vzw Alamire Foundation. Het bestuursorgaan kan wijzigingen voorstellen aan dit intern reglement, die vervolgens in de eerstvolgende algemene vergadering worden goedgekeurd.
Tweejaarlijks zullen het bestuursorgaan en de directie in de aanloop naar de gewone algemene vergadering de toepassing van dit intern reglement evalueren.

1.3. Principes

Goed bestuur start steeds vanuit het belang van de organisatie.
Bij het handelen en nemen van beslissingen streven de bestuurders en de directie steeds het organisatiebelang na.

Rekening houdend met de opdracht van de organisatie wordt het organisatiebelang geïnterpreteerd als een evenwicht tussen:

• de doelstellingen zoals deze worden vermeld in de statuten;
• de missie van de organisatie;
• de verwachtingen van de leden;
• de verwachtingen van de stakeholders, partners, personeelsleden, …;
• de verwachtingen van de doelgroepen (onderzoekers, musici, publiek);
• en een gezonde organisatiedynamiek.
  Onder “gezonde organisatiedynamiek” wordt verstaan het verzekeren van de huidige en een toekomstige werking en reputatie die de organisatie toelaten om:
  • haar missie ten volle uit te voeren;
  • relevant en toonaangevend te blijven als Centre of Excellence in Vlaanderen en internationaal;
  • creatief en competent talent te kunnen aantrekken, motiveren en behouden.

Het bestuursorgaan en de directie zullen erop toezien dat hun beslissingen en de kwaliteit van hun samenwerking niet alleen bijdragen tot het organisatiebelang maar ook blijk geven van goed bestuur.

Goed bestuur vraagt om een duidelijke en afgebakende rol- en bevoegdheidsverdeling van de bestuursorganen en een wederzijds respect voor ieders rol en bevoegdheden.
Het bestuursorgaan en de directie streven naar een zo groot mogelijke duidelijkheid en eenvoud van samenwerking. Dit intern reglement voorziet in duidelijke en eenvoudige werkprocedures om het functioneren zo werkbaar mogelijk te maken. Deze procedures hebben niet tot doel om enige wet, decreet of regeling, of de statuten van de organisatie te wijzigen.

De directie geeft aan het bestuursorgaan alle gevraagde of relevante informatie en voorstellen zodat dit orgaan efficiënt zijn rol kan vervullen. Om in een sfeer van wederzijdse openheid te kunnen werken zal men streven naar het tijdig uitwisselen van informatie. Het wederzijdse respect houdt ook in dat er op geen enkele wijze, intern of extern, publiek waardeoordelen worden geuit over de bestuurders of de directie.

Goed bestuur vergt een hoog niveau van confidentialiteit.
Discussies en informatie uitgewisseld in het bestuursorgaan zijn en blijven confidentieel, en worden op geen enkele manier gedeeld met instanties buiten de organisatie of het personeel dat ambtshalve niet deelneemt aan de activiteiten van het bestuursorgaan, tenzij dit past binnen een wettelijk voorziene procedure, of als de confidentialiteit opgeheven werd door een beslissing van het bestuursorgaan, en zo dat dit de organisatie niet schaadt.

Goed bestuur betekent eveneens het waken over rechtszekerheid.
Als rechtspersoon en gesubsidieerde culturele instelling heeft de organisatie het vertrouwen nodig van de verschillende partijen met wie ze samenwerkt. Dit vergt een duidelijk beslissingsproces, alsook een consequente uitvoering van de gemaakte afspraken. Contractuele afspraken gemaakt door de directie die manifest indruisen tegen de doelstellingen van de organisatie en/of de beleidslijnen zullen leiden tot interne aansprakelijkheid van de directieleden.

1.4. Definities van de vermelde begrippen in het intern reglement

Voor de toepassing van deze overeenkomst wordt verstaan onder:

• jaarverslag: balans en resultatenrekening met toelichting en activiteitenverslag;
• strategisch plan: strategisch plan Alamire Foundation, vastgelegd in het EWI-convenant met de Vlaamse overheid dat ingaat op 1 juli 2024 en eindigt op 31 december 2029.
  

2. Algemene vergadering

2.1. Samenstelling

De algemene vergadering wordt samengesteld in overeenstemming met artikel 9 van de statuten.

2.2. Bevoegdheden

De bevoegdheden van de algemene vergadering worden bepaald in artikel 10 van de statuten.

2.3. Organisatie van de vergaderingen

2.3.1 Oproeping
De oproeping voor de algemene vergadering gebeurt overeenkomstig artikel 11 van de statuten.

2.3.2 Agenda
Aan de uitnodiging tot vergadering wordt een ontwerp van agenda toegevoegd, in overeenstemming met artikel 11 van de statuten.

De algemene vergadering kan geldig beraadslagen en beslissen over punten die niet op de agenda staan als minstens twee derde van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn op de vergadering en indien minstens de gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde leden hiermee instemmen.

2.3.3 Plaats
De vergaderingen vinden plaats op de zetel van de Alamire Foundation tenzij het bestuursorgaan anders beslist.

2.3.4. Wijze van besluitvorming

a) Fysieke besluitvorming
De vergaderingen worden geleid door de voorzitter van het bestuursorgaan. Bij afwezigheid wordt deze functie waargenomen door het oudst aanwezige lid van het bestuursorgaan.

De vergadering kan enkel geldig vergaderen als de meerderheid van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is. Indien het quorum niet bereikt wordt, moet binnen de maand een tweede vergadering worden belegd die ongeacht het aantal aanwezigen mag beslissen over de op de oorspronkelijke agenda vermelde punten.

Zo een stemming nodig is, gebeurt deze door afroeping, door handopsteking of door geheime stemming als dat gevraagd wordt door minstens een derde van de leden.

Met uitzondering van de in het WVV voorziene gevallen, inzonderheid de artikelen 2:110, 2:135 en 13:2 (ontbinding vzw), 9:21 (statutenwijziging), 9:23 (uitsluiting lid), 13:10 (inbreng van een algemeenheid of bedrijfstak) en 14:39 (omzetting van de vzw) van het WVV, is de vergadering geldig samengesteld en worden beslissingen genomen bij gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden. Ingeval het aantal onthoudingen groter is dan de som van de ja- en nee-stemmen, wordt een tweede stemronde gehouden. Indien in de tweede stemronde de onthoudingen opnieuw een eenvoudige meerderheid halen, is het voorstel verworpen. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter van de vergadering beslissend.

b) Schriftelijke besluitvorming
In uitzonderlijke gevallen, wanneer de dringende noodzakelijkheid en het belang van de vereniging dit vereisen, kunnen de besluiten van de algemene vergadering worden genomen bij toepassing van een schriftelijke procedure.

De schriftelijke procedure kan enkel worden toegepast als alle leden hier schriftelijk akkoord mee gaan of als dit afgesproken werd op de algemene vergadering wegens de ermee gepaard gaande hoogdringendheid of het belang van de vereniging.

Het bestuursorgaan stelt een voorstel van beslissing op en stuurt dit voor akkoord rond naar alle leden. De brief of mail van het bestuursorgaan moet minstens de volgende vermeldingen bevatten:

- vermelding dat het gaat om een voorstel van beslissing van de algemene vergadering;
- vermelding dat de aanvaarding van het voorstel door alle leden van de algemene vergadering de goedkeuring van het voorstel tot gevolg heeft;
- vermelding dat het voorstel te nemen of te laten is en dat er geen voorbehoud kan gemaakt worden door de leden;
- vermelding dat het stuk moet worden teruggezonden of teruggemaild met de vermelding “goedgekeurd voor beslissing van de algemene vergadering”;
- vermelding dat het ondertekende schrijven voor een bepaalde datum moet worden teruggestuurd;
- vermelding dat wie niet reageert binnen de vermelde termijn toestemt met het voorstel van beslissing.

Een beraadslaging tussen de leden van de algemene vergadering is vereist. Dit kan door middel van de telefoon, videoconferentie, conference call, email, webcam, …. In elk geval moet er een minimumoverleg mogelijk geweest zijn.

Alle leden van de algemene vergadering moeten unaniem instemmen met het schriftelijk geformuleerde voorstel. Zo niet wordt het geformuleerde voorstel verworpen.

2.3.5 Verslag
Het verslag wordt opgemaakt overeenkomstig artikel 13 van de statuten.

De verslagnemer draagt er zorg voor dat de persoonsgegevens die in het verslag worden opgenomen verwerkt worden conform de regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van de persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

De verslagnemer neemt in het verslag geen vertrouwelijke informatie op waarvan de mededeling aan personeelsleden of andere derden belangrijke schade zou toebrengen aan de belangen van de vereniging.

2.3.6 Goedkeuring verslag
Na redactie van het verslag wordt dit binnen 30 dagen na de vergadering toegestuurd naar alle leden. De leden kunnen hun opmerkingen formuleren binnen 14 dagen na ontvangst, zo niet wordt het verslag geacht goedgekeurd te zijn.

Na goedkeuring wordt het verslag ondertekend door de voorzitter.

2.3.7 Inzage verslag
Het goedgekeurde verslag wordt in een apart register bewaard, dat wordt bijgehouden op de zetel van de vereniging.

De leden kunnen te allen tijde kennisnemen van de inhoud van de verslagen conform de bepalingen in het WVV. Voor zover de genomen beslissingen hen aanbelangen wordt het verslag ook meegedeeld aan het personeel.

Voor derden geldt er geen recht op inzage.

3. Het bestuursorgaan

3.1. Bevoegdheden

De bevoegdheden van het bestuursorgaan worden bepaald in artikel 17 van de statuten.

3.2. Samenstelling

3.2.1 Benoeming
De vereniging wordt bestuurd door een bestuursorgaan, samengesteld uit ten minste vijf personen, waarvan twee vaste vertegenwoordigers van de rechtspersonen, die lid zijn van de vereniging. De rechtspersonen die stichtend lid zijn van de vereniging, met name de KU Leuven en Musica vzw, benoemen als vaste vertegenwoordiger een natuurlijk persoon als bestuurder van de vzw. Deze natuurlijke persoon wordt belast met de uitvoering van het mandaat in en naam en voor rekening van de rechtspersoon. Andere nieuwe bestuurders worden door het bestuursorgaan aan de algemene vergadering voorgesteld. Zij worden door de algemene vergadering bij gewone meerderheid van stemmen benoemd voor onbepaalde duur.

Alle bestuurders dienen zich te identificeren met de doelstellingen en het gedachtegoed van de vereniging.

3.2.2 Onafhankelijke bestuurders
Het Besluit van de Vlaamse Regering van 4 december 2015 houdende de nadere bepaling van de principes van goed bestuur in het kader van het decreet van 13 december 2013 houdende de ondersteuning van de professionele kunsten vermeld dat minimaal een derde (afgerond rond naar beneden) van het aantal stemgerechtigde leden van het bestuursorgaan een onafhankelijk bestuurder moet zijn.

Het bestuursorgaan stelt de vereisten vast waaraan kandidaten voor het mandaat van onafhankelijk bestuurder moeten voldoen op het vlak van bekwaamheden, kennis en ervaring.

Het bestuursorgaan doet een open oproep tot kandidaatstelling voor een mandaat van onafhankelijk bestuurder. De oproep bevat een weergave van de vereisten waaraan kandidaten moeten voldoen en regelt de wijze van kandidaatstelling, waarbij minstens een curriculum vitae wordt voorgelegd. Het bestuursorgaan vergelijkt de respectieve verdiensten van de kandidaten en draagt de geselecteerde kandidaat of kandidaten voor aan de algemene vergadering.

3.2.3 Optimale mix/diversiteit/vereiste vaardigheden
Het bestuursorgaan beveelt de algemene vergadering aan dat elke bestuurder individueel beschikt over vaardigheden en ervaring die complementair zijn met de noden van de organisatie zodat elke bestuurder een onderzoekend en objectief perspectief bijbrengt die het bestuursorgaan de mogelijkheid geven om, indien nodig, de directie ter verantwoording te roepen.

Het bestuursorgaan beveelt de algemene vergadering aan dat het bestuursorgaan, in zijn geheel genomen, is samengesteld uit personen die tot op zekere hoogte complementair zijn ten opzichte van elkaar, en die vaardigheden en ervaring op verschillende vlakken vertegenwoordigen. Bij de samenstelling wordt in de mate van het mogelijke zoveel mogelijk rekening gehouden met voldoende diversiteit qua vaardigheden en ervaring.

Het bestuursorgaan beveelt de algemene vergadering aan dat de bestuurders voldoen aan hoge standaarden van beroepsbekwaamheid en oordeelsvermogen en toegewijd zijn om, samen met de andere bestuurders, de langetermijnbelangen van de organisatie te dienen. Zij moeten bewust worden gemaakt van de draagwijdte van hun verplichtingen op het ogenblik waarop zij zich kandidaat stellen, in het bijzonder met betrekking tot de tijdsbesteding voor het vervullen van hun taken.

3.2.4 Introductie en vorming van bestuurders
De voorzitter van het bestuursorgaan zal ervoor zorgen dat nieuwbenoemde bestuurders een passende introductie krijgen. Het introductieproces moet de bestuurders helpen om vertrouwd te geraken met hun verantwoordelijkheden als bestuurders en met de grondbeginselen van de organisatie zoals zijn bestuur, de sleutelelementen van zijn beleid, zijn strategische plannen, financiële en zakelijke uitdagingen, zijn betekenisvolle financiële, boekhoudkundige en risicobeheersing uitdagingen, zijn directie en zijn bedrijfsrevisor.

Om de kennis van elke bestuurder over de organisatie haar ondernemingsactiviteiten en de laatste ontwikkelingen op het vlak van goed bestuur te vergroten, is het gepast dat de directie de (nieuwe) bestuurders alle gepaste informatie bezorgt.

Daarnaast blijven de bestuurders hun vaardigheden bijwerken en hun kennis van de organisatie verbeteren om hun functie te kunnen vervullen in het bestuursorgaan. De Alamire Foundation stelt hiertoe, nadat de voorzitter hierover werd geconsulteerd en wanneer opportuun en gewenst, de nodige middelen ter beschikking van de bestuurders en dit volgens de geijkte interne procedures en nadat alle toepasselijke wetgeving dienaangaande werd nageleefd.

3.2.5 Vergoeding
De Alamire Foundation geeft de leden van het bestuursorgaan een vergoeding van hun vervoersonkosten voor het bijwonen van de bestuursvergaderingen. Deze onkosten worden door de leden op een transparante en verantwoorde manier doorgegeven aan het management.

3.3. Organisatie van de vergaderingen

3.3.1 Toegang
Vergaderingen van het bestuursorgaan zijn in beginsel besloten en uitsluitend toegankelijk voor bestuurders. Dit heeft te maken met het intuitu personae karakter van het bestuurdersmandaat.

Naast de bestuurders worden ook de algemeen directeur, de coördinator dagelijkse werking en een verslagnemer uitgenodigd om deel te nemen aan de vergadering.

3.3.2 Oproeping en vergaderfrequentie
Het bestuursorgaan vergadert op bijeenroeping van de voorzitter of van twee bestuurders en dit telkens als de belangen van de vereniging het vereisen. Er wordt gestreefd naar vier vergaderingen per jaar.

De uitnodiging tot vergadering gebeurt per e-mail op het adres dat de bestuurder daartoe laatst heeft opgegeven en wordt verstuurd naar alle bestuurders minstens een week voor de vergadering.

Ter behandeling van dringende gevallen en in het belang van de vereniging kan de oproepingstermijn worden verkort als de meerderheid van de bestuurders met deze verkorte oproepingstermijn instemmen.

3.3.3 Agenda
Aan de uitnodiging tot vergadering wordt een ontwerp van agenda toegevoegd. De agenda wordt opgesteld door de directie in overleg met de voorzitter.

Het bestuursorgaan kan enkel geldig beraadslagen en beslissen over punten die niet op de agenda staan als alle bestuurders aanwezig zijn en hiermee instemmen.

Met het oog op een degelijke voorbereiding wordt ernaar gestreefd om samen met de agenda het nodige documentatiemateriaal ter beschikking te stellen.

De vergaderingen vinden plaats op de zetel van de vereniging. De uitnodiging kan evenwel een andere plaats aanduiden.

3.3.4 Aanwezigheden
De bestuurders dienen zo veel mogelijk de vergaderingen bij te wonen. De bestuurders die, met uitzondering van overmacht of ziekte, afwezig blijven van drie opeenvolgende vergaderingen, worden van rechtswege geacht ontslag te nemen uit hun functie.

3.3.5 Beraadslaging, besluitvorming en verloop
Het bestuursorgaan is een collegiaal orgaan en streeft steeds naar consensus. Als, na beraad, over een agendapunt geen consensus wordt bereikt, kan men overgaan tot stemmen. De beslissingen worden genomen met een gewone meerderheid van de stemmen (onthoudingen niet meegerekend) tenzij de Wet of deze statuten een ruimere meerderheid vereisen. Bij staking van stemmen is de stem van diegene die de vergadering voorzit doorslaggevend.

De voorzitter geeft een overzicht van de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van de beslissingen van het bestuursorgaan;

• Het bestuursorgaan behandelt achtereenvolgens de verschillende agendapunten. De voorzitter ziet erop toe dat er voor elk onderwerp ter beslissing voldoende discussietijd wordt voorzien;
• Als blijkt dat het bestuursorgaan voor een bepaald agendapunt onvoldoende of gebrekkige informatie heeft ontvangen, kan het bestuursorgaan beslissen om dit agendapunt tot de eerstvolgende vergadering uit te stellen en de passende informatie op te vragen;
• Voor elk agendapunt dat ter beslissing wordt voorgelegd moet de genomen beslissing aan de hand van de notulen geformaliseerd worden en de gronden waarop de beslissing steunt of, indien niet tot beslissing wordt overgegaan, moeten de te ondernemen stappen om tot een beslissing te komen gedefinieerd worden;
• De bestuurders kunnen onderling een taakverdeling vastleggen, onverminderd de verplichtingen die voortvloeien uit het collegiaal karakter van hun bestuur.

Indien de voorzitter afwezig is, dan worden al zijn/haar bevoegdheden, met uitzondering van zijn/haar bevoegdheid om het bestuursorgaan bijeen te roepen, uitgeoefend door een bestuurder die hiertoe werd aangeduid door het bestuursorgaan.

In uitzonderlijke gevallen, wanneer de dringende noodzakelijkheid en het belang van de vereniging zulks vereisen, kan het bestuursorgaan een beslissing nemen bij eenparig schriftelijk akkoord van de bestuurders. Deze procedure kan echter niet worden gevolgd voor de vaststelling van de jaarrekening of de begroting.

Dezelfde modaliteiten als beschreven onder punt 2.3.4 zijn van toepassing. Het voorstel tot beslissing wordt opgesteld door de voorzitter in overleg met de directie.

Voor de opmaak, goedkeuring en inzage van het verslag worden dezelfde modaliteiten toegepast als beschreven onder punten 2.3.5, 2.3.6 en 2.3.7.

3.4. Informatie

De bestuurders hebben na het indienen van een verzoek bij de voorzitter volledige en vrije toegang tot alle informatie met betrekking tot de activiteiten van de organisatie die noodzakelijk is voor de uitoefening van hun mandaat. De bestuurders zullen hun eigen oordeelsvermogen gebruiken om te verzekeren dat dit informatierecht de ondernemingsactiviteiten van de organisatie niet verstoort.

Behalve indien de voorzitter van de organisatie meent dat een verzoek om informatie de regels van hoffelijkheid schenden, maakt hij/zij het verzoek over aan de directie die op haar/zijn beurt de gepaste organen of personeelsleden contacteert. De gevraagde inlichtingen en verduidelijkingen worden binnen de meest redelijke termijn – en uiterlijk veertien dagen – door de directie aan de voorzitter gegeven, die ze onmiddellijk aan alle bestuurders bezorgt.

Indien de voorzitter na overleg met de directie van oordeel is dat de gevraagde informatie van gevoelige aard is, legt hij/zij dit verzoek om informatie aan het bestuursorgaan ter beslissing voor op de eerstvolgende vergadering. Indien de meerderheid van de aanwezige bestuurders het verzoek inwilligt, richt de voorzitter het betrokken verzoek aan de directie.

3.5. Extern advies

Het bestuursorgaan en de in de schoot van het bestuursorgaan opgerichte comités of werkgroepen hebben de bevoegdheid om, in nauw overleg met de directie, een beroep te doen op experts of adviseurs, binnen de daartoe gereserveerde middelen.

3.6. Evaluatie

Het bestuursorgaan voert twee jaar voor het beëindigen van de convenantperiode een zelfevaluatie door om vast te stellen of zij efficiënt functioneert. De evaluatie heeft de volgende doelstellingen:

• beoordelen hoe het bestuursorgaan werkt;
• beoordelen hoe de samenwerking met de directie verloopt;
• nagaan of de belangrijke punten behoorlijk worden voorbereid, behandeld en uitgevoerd.

Het bestuursorgaan beoordeelt ook het functioneren van de directie. Dit vindt plaats op de eerste vergadering van het bestuursorgaan van het kalenderjaar volgend op de jaren waarover geëvalueerd wordt. Bij de beoordeling van de directie zal ook worden toegezien op de uitvoering van de beheersovereenkomst, het beleidsplan en de beslissingen van het bestuursorgaan.

3.7. Gedragsregels inzake belangenconflicten

Bij belangrijke en conflicterende belangen zal er in de mate van het mogelijke genoeg tijd voorzien worden opdat het bestuursorgaan zich een oordeel kan vormen. Voor die onderwerpen kan de beslissing uitgesteld worden tot de volgende bijeenkomst van het bestuursorgaan. Uitstel van beslissing mag niet verlammend werken en zal steeds gezien worden in het licht van het organisatiebelang.

Van alle leden van het bestuursorgaan wordt verwacht dat zij elke handeling, stellingname of belang vermijden dat strijdig is of schijnt te zijn met de belangen van de vereniging. Vooraleer hun bestuursmandaat te aanvaarden, dienen kandidaat bestuurders zich ervan te vergewissen dat zij en hun respectievelijke familieleden geen persoonlijk, professioneel of vermogensrechtelijk belang hebben in de vereniging dat hen in een voortdurend of herhaald belangenconflict met de vereniging plaatst. Indien een dergelijke situatie zou ontstaan na benoeming, dient de bestuurder dit te melden aan de voorzitter en vervolgens zal het bestuursorgaan deze situatie evalueren.

3.8. Interne en externe communicatie

De bestuurders leggen de nodige voorzichtigheid aan de dag bij rechtstreekse contacten met personeelsleden van de organisatie in verband met de uitoefening van hun bestuurdersmandaat.

De organisatie heeft een eigen communicatieverantwoordelijke. De communicatieverantwoordelijke bespreekt samen met de directie alle externe communicatie naar alle media toe. Samen met de directie bepaalt hij/zij op die manier het communicatiebeleid van de organisatie. Dat gaat over welke thema’s en hoe er gecommuniceerd wordt, wie er communiceert, naar welke media toe, enz… Vanuit of over de organisatie vertrekt geen enkele communicatie naar de media toe, zonder goedkeuring van de directie. Wie op een of andere manier verbonden is aan de organisatie en benaderd wordt door een journalist, moet eerst de directie inlichten voor hij/zij uitspraken doet aan de journalist. Dat geldt ook voor interviews en televisieoptredens.

3.9. Hoorplicht

Indien er tegen een lid van het bestuursorgaan een klacht wordt ingediend die betrekking heeft op de werking van het bestuursorgaan dient de voorzitter op de hoogte te worden gebracht.

De voorzitter meldt aan het bestuursorgaan het bestaan van zodanige klacht of bezwaar.

Het bestuursorgaan stelt een dossier samen en voegt daartoe alle elementen die zij dienstig acht. Het bestuursorgaan oordeelt over de ontvankelijkheid en de gegrondheid van de klacht.

Het bestuursorgaan kan beslissen zelf of via een door haar aangesteld bestuurder over te gaan tot het horen van de indiener van de klacht. Dit hoorrecht is een hoorplicht indien de betrokken indiener daaromtrent uitdrukkelijk en schriftelijk heeft verzocht.

In elk geval wordt de betrokken bestuurder tegen wie de klacht is gericht, gehoord. Het betrokken lid beschikt bovendien over de mogelijkheid om zijn of haar dienstige bewijsstukken toe te voegen aan het dossier.

4. Managementcomité

4.1 Samenstelling

Het managementcomité (MC) bestaat uit de voorzitter, de penningmeester en een bestuurder die is aangeduid vanwege competenties op vlak van HR en financiën.

4.2 Vergaderingen

Het MC komt minstens eenmaal per trimester samen. De vergaderingen worden bijeengeroepen door de voorzitter.
De agenda wordt gezamenlijk opgesteld door de voorzitter en bij zijn afwezigheid door de penningmeester.
Vaste agendapunten zijn:

- de opvolging van de beslissingen van het bestuursorgaan;
- de voorbereiding van de volgende bijeenkomst van het bestuursorgaan;
- de financiële aangelegenheden (begrotingen, begrotingswijzigingen, …);
- de remuneratie van personeelsleden, binnen de door het bestuursorgaan bepaalde krijtlijnen;
- een overzicht van de belangrijkste gebeurtenissen met betrekking tot de vereniging en van de belangrijkste beslissingen die door de directie werden genomen of op korte termijn dienen te worden genomen.

Punten die eveneens op de agenda van het MC kunnen geplaatst worden, zijn:

- de resultaten van de door de directie uitgevoerde evaluatie van de personeelsleden;
- dringende tuchtsancties ten opzichte van bepaalde personeelsleden;
- de aanstelling van personeelsleden, binnen de door het bestuursorgaan bepaalde krijtlijnen;
- dringende beslissingen die door de directie moeten worden genomen, omdat deze mogelijk een zware impact kunnen hebben op de reputatie of de financiële situatie van de vereniging en waarvoor de directie graag het advies heeft van het MC.

Het MC is enkel bevoegd om binnen het budget en binnen de krijtlijnen van het algemene personeelsbeleid, dat is goedgekeurd door het bestuursorgaan, over te gaan tot de aanstelling van uitvoerende functies. Het MC waakt erover dat er aan elke vacature door de directie voldoende publiciteit wordt gegeven en dat er ook telkens duidelijke profielen en beoordelingscriteria bestaan, zodat elke aanstelling kan geschieden op basis van een vergelijkende en rangschikkende lijst.

Het MC wordt in principe bijgewoond door de algemeen directeur en, zo nodig ook de coördinator dagelijkse werking, die een raadgevende maar geen beslissende stem hebben.

Het MC kan voor bepaalde punten bevoegde personen zoals een revisor, advocaat, … uitnodigen, indien het comité van oordeel is dat hun aanwezigheid of advies vereist is.

De voorzitter en bij zijn afwezigheid de penningmeester leidt de vergadering.

Het MC kan slechts geldig beraadslagen indien de helft van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is. Indien het hiervoor vermelde quorum niet bereikt is, dan zal het MC binnen de veertien dagen opnieuw bijeengeroepen worden door de voorzitter en bij zijn afwezigheid door de penningmeester.

In geval van hoogdringendheid kan de voorzitter bepaalde agendapunten ook via een schriftelijke procedure laten goedkeuren door de leden van het MC. In dat geval krijgen alle leden van de voorzitter per mail een toelichting bij het betrokken agendapunt met een voorstel van beslissing. De beslissing zal pas genomen zijn, indien alle leden van het MC per mail hun akkoord gegeven hebben met de voorgestelde beslissing.

De voorzitter van de vergadering zorgt ervoor dat alle leden met kennis van zaken kunnen bijdragen tot de besprekingen en dat er voldoende tijd is voor bespreking alvorens tot een besluit te komen.

De stemming geschiedt bij handopsteken.

Leden van het MC die met betrekking tot een agendapunt een persoonlijk of tegenstrijdig belang hebben, moeten dit vóór de behandeling van dit agendapunt meedelen aan de andere leden van het MC en de vergadering verlaten bij de behandeling en de beraadslaging over dit agendapunt.

Beslissingen worden genomen met een gewone meerderheid van stemmen, de onthoudingen niet meegerekend. Bij staking van stemmen, beslist de voorzitter of bij zijn afwezigheid de penningmeester.

Eenmaal de beslissing genomen is door het MC, verbinden alle leden van het MC evenals de uitgenodigde leden zich ertoe om de geheimhouding van de beraadslaging te bewaren.

4.3 Verslag

Er wordt door een aan te duiden lid van het MC een verslag opgemaakt van de vergaderingen van het MC. Dit verslag omvat de beslissingen die door het MC werden genomen en een samenvatting van de besprekingen. Minderheidsstandpunten worden op uitdrukkelijk verzoek van een lid van het MC opgenomen in het verslag.

Het ontwerpverslag wordt binnen de tien dagen na de vergadering aan de leden van het MC bezorgd. Bij ontstentenis van opmerkingen binnen de vijf werkdagen, wordt het verslag beschouwd als aangenomen. Bij opmerkingen van een lid bij het ontwerpverslag, wordt het verslag op de volgende vergadering voorgelegd aan de goedkeuring van de leden, tenzij zij eerder via schriftelijke procedure tot een onderling akkoord komen over deze opmerkingen.

Na goedkeuring van het verslag door de aanwezige leden, wordt een exemplaar van het verslag getekend door de voorzitter en de penningsmeester en bewaard door de algemeen directeur. De leden van het MC ontvangen een conforme kopie van het goedgekeurde verslag.

De leden van het MC kunnen steeds het archief van de verslagen, dat bewaard wordt bij de algemeen directeur, raadplegen.

De door het MC genomen beslissingen en verstrekte adviezen worden door de voorzitter of bij zijn afwezigheid door de penningmeester meegedeeld en toegelicht ten laatste op de eerstvolgende vergadering van het bestuursorgaan.

5. Directie

5.1. Benoeming en ontslag

De vereniging wordt operationeel geleid door een algemeen directeur, bijgestaan door coördinatoren (waaronder een inhoudelijke coördinator en een coördinator dagelijkse werking).

Het bestuursorgaan stelt het profiel van de algemeen directeur op.

De algemeen directeur wordt benoemd en ontslagen door het bestuursorgaan. Deze beslissingen kunnen slechts genomen worden met een meerderheid van twee derden van het aantal bestuurders.

5.2. Mandaat & delegatie van bevoegdheden

De algemeen directeur neemt deel aan de vergaderingen van het bestuursorgaan met raadgevende stem, behalve wanneer een agendapunt over zijn/haar eigen statuut of toestand wordt behandeld. In dergelijk geval verlaat hij/zij de vergadering.

Het bestuursorgaan stelt de vergoeding van de algemeen directeur vast.

Het bestuursorgaan delegeert volgende bevoegdheden aan de algemeen directeur:

- het aanwerven en ontslaan van personeelsleden andere dan de directie;
- het stellen van daden en het afsluiten van alle overeenkomsten die voor de dagelijkse werking noodzakelijk zijn binnen de perken van de door het bestuursorgaan en algemene vergadering goedgekeurde begroting;
- het verwerven en desgevallend verkopen van roerende goederen;
- postvolmacht en gemandateerde bij openbare en private bankinstellingen;
- het dagelijks beheer zowel in administratieve als in financiële transacties;
- het ondertekenen van alle akten en verbintenissen van het MC.

Tot de beslissings- en vertegenwoordigingsbevoegdheid van de algemeen directeur behoort elke transactie met een financiële implicatie tot maximum 50.000 euro. In deze heeft de algemeen directeur handtekeningsbevoegdheid. Transacties met een financiële implicatie boven een bedrag van 50.000 euro worden minimaal ondertekend door de voorzitter en een tweede handtekening van de algemeen directeur.

De algemeen directeur kan, na toetsing bij het bestuursorgaan, op haar of zijn beurt bepaalde bevoegdheden delegeren aan personeelsleden aanvullend of in aansluiting met hun functiebeschrijving. Daartoe wordt een delegatiebesluit opgesteld.

5.3. Dagelijks beleid

Het dagelijks beleid van de vereniging op intern vlak alsook de externe vertegenwoordiging wat betreft het MC worden door het bestuursorgaan opgedragen aan de algemeen directeur.

De algemeen directeur staat in voor het dagelijks beleid van de vereniging. Hij wordt hierbij ondersteund door coördinatoren. Op die manier beschikt de Alamire Foundation over een professioneel en geresponsabiliseerd uitvoerend team dat belast is met de operationele leiding. Als dagelijks beleid worden beschouwd alle handelingen die dag aan dag moeten verricht worden om de normale gang van zaken van de vereniging te verzekeren en die, zowel wegens hun minder belang als wegens de noodzakelijkheid een onverwijlde beslissing te nemen, het optreden van het bestuursorgaan niet vereisen of niet wenselijk maken.

De algemeen directeur en de coördinatoren zijn bevoegd voor de zaken die het bestuursorgaan zich niet voorbehoudt. De algemeen directeur en de coördinator dagelijkse werking zijn onder meer belast met:

- de uitwerking van het beleid binnen het kader van het strategische plan;
- het voorbereiden en uitvoeren van de beslissingen van het bestuursorgaan;
- het beschikken over de financiële en roerende en onroerende goederen van de vereniging, binnen de perken van de begrotingskredieten en het door het bestuursorgaan goedgekeurde beleids- en financieringsplan;
- het sluiten van overeenkomsten en het verrichten van rechtshandelingen, behalve degene die het bestuursorgaan zich voorbehoudt.

De algemeen directeur rapporteert aan het bestuursorgaan over zijn of haar werkzaamheden. Het bestuursorgaan dient als klankbord voor beslissingen die behoren tot de individuele bevoegdheid van de algemeen directeur. Hun advies is gericht op een toetsing van de intenties van de algemeen directeur en ter versterking van zijn beslissingen.